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2021/08/27
会議でメンバーから意見が出ない… Vol2 (前島ブログ)

働きがいコーチの前島です。

皆さんの会社では『会議』ってどんな雰囲気でしょうか?

・誰も発言しない。意見が出ない

・自分(社長)が一人で喋って、シーンとなる。質問や意見はないので、それで会議は終わる

・社員や部下は課題や目標に対して自分事になっていない

いったい何が起きているのでしょうか?

 

本日は、会議を活性化させ、決めたことをみんなで実現していくために重要なスキルVol2をお届けします。

昨日のブログでは活発な会議にしたいと思うファシリテーターにとって有効なスキルを2つ挙げました。

①傾聴  と、

②オープンクエスチョン です。

今日は②オープンクエスチョンについてお伝えします。

 

これは簡単かつパワフルな質問により相手の思考を広げるスキルです。使いこなせるようになると相手の自主性が格段に向上すること請け合いです。

オープンクエスチョンの基本はたった2点です

(1)How(どのように?)とWhat(何が?)を使って質問する。

(2)Why(なぜ?)は極力使わない。

Howどのように?What何が?の質問は、相手が『はい/いいえ』で答えられないのが特徴です。質問に答えるには、相手が記憶や経験を探る必要があり、これが『考える』を誘発します。

例)今日、どんな(How)朝ごはん食べた? ⇒ オーソドックスな和食でした

  今日は朝ごはん何(What)食べた? ⇒ ご飯とみそ汁と夕飯の残りです

※返ってくる答えに具体的な情報が含まれるので、それに対して傾聴することで、会話を展開することができます。

 

オープンクエスチョンの逆はクローズドクエスチョンです。

この質問は『はい/いいえ』で答えられるので、その先の会話や思考が止まってしまいます。

例)今日は朝ごはん食べた? ⇒ はい

 

会議のメンバーに活発な議論をしてほしいのであれば、ファシリテーターはオープンクエスチョンを駆使しましょう。

ここでは、ファシリテーターを困らせるシチュエーションでの例…具体的には『AだからBは難しいと思います』と雰囲気を一瞬で凍り付かせるような(笑)ネガティブな意見が出たとしまします。

活発会議のファイリリテーション(例)

手順① ネガティブな意見を丁寧にバックトラッキングします。

    『~さんは、AだからBは難しいとお考えなんですね』

※丁寧にバックトラッキングするだけで、相手は安心を得て目が輝き、その意見の理由を説明したり、対案を表明することも多いです。自分の意見が受け止められたことで、会議への姿勢が大きく変わります。

※くれぐれも否定したり、論理のスキを突いたりしないでくださいね!1度やると、会議がさらに凍り付くこと間違いなしです(笑)

 

手順② ここでオープンクエスチョンです。

    『その考えに至ったのはどんな経緯ですか?』

    『もう少し詳しく言うとどんな感じですか?』

    『うまくやるには、何が足らないと思いますか?』

    『何があると、うまくいきそうでしょうか?』

いずれもHow?What?質問になっています。他にも無限に作れますが、頭に浮かんだものを直感で選んで相手に投げます。

そして相手から得た答えをまた、『丁寧にバックトラッキング』して、『追加のオープンクエスチョン』を放ちます。

これを何回か繰り返すと、ネガティブで消極的だったメンバーが、目を輝かせて前向きに会議に参加してくれるようになります。

 

ここで、1つ注意することがあります。

『なぜ?どうして?(why)』と問うと、相手が少し責められているような感覚になることがあります。その結果、’反論’や’抵抗’、’言い訳’や’思考停止’など、よりネガティブな反応が相手から返ってくることがあります。なぜ?を使うなとまでは言いませんが、極力避けた方がよいでしょう。

なぜ?-なぜ?と何度も問い続け、本質を掴むことが習慣になっている管理職や経営者の方は特に注意が必要です。まだ未成熟な若手にとっては’責められている’ことで思考が停止し、前向きに会議に参加することから遠ざけてしまうのです。なぜ?と問うのは、チームが会議に前のめりになってくるまで取っておきましょう!

 

ファシリテーターが『会議で意見が出ない』と思ったら、

『問い方(質問)』を見なおすことをお勧めします。

相手を責めずに、思考を広げるオープンクエスチョンを是非会議でお試しいただきたいと思います。

 

そして皆さんお気づきの通り、このスキルは会議だけでなく上司や部下、お客様、家族や友人など幅広い人間関係で使えるスキルとなります。

初めて挑戦される方には『難しい』と感じられることかもしれませんが、それはまだ『慣れていないだけです』。意識して実践し続けると必ず使えるようになります。

そして私たちの新サービス T-CX は、こうしたコミュニケーションの基本を、皆さまに寄り添って出来るようになるまでコーチさせていただくことです。

ご興味のある方は下記お問い合わせフォームより、『T-CXに興味あり』とご連絡ください。サービスのご説明などさせていただきます。

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これからも、お客様と楽しく成長していきたいと願っています! 前島